還記得在本系列第1篇出現過、只待了一個月的業務「貝恩德」嗎?在他離職五個月後,Betty又請來了一位新的男業務,在此幫他取名「班傑明」(Benjamin),帶有「兒子」之意。雖然我已抱著Betty都在亂請人的必死決心,但還是不禁對於能請到這種業務大為吃驚。事實也證明了,在請人方面,果然只有Betty能超越Betty。
職場寓言筆記|10-1.工作經驗的應用
先來說說班傑明怎麼被錄取的,母公司有一位才來半年的業務「約翰」,因為油腔滑調,很得Betty喜愛。Betty就請約翰看看,可不可以介紹認識的人來子公司面試,讓他節省一些找人的時間,於是「班傑明」就來面試了。Betty看在班傑明有著10年的業務經驗,懂一些製程,就馬上錄取他。
如果你問Betty的錄取標準是什麼,就是「最好有現成的業務,不用從頭教」,但這也是有風險的,因為有經驗的業務,有不少會用他過往的工作經驗,來應付現在遇到的問題,或是會一直告訴你:「可是我前公司都是怎麼做的,所以……」,這種都讓我很想問他:「那你要不要回前公司呢?」。而班傑明,就是這種業務。
「擷取過去的一些工作經驗」來應對現在的新工作,不是不行。但每家公司的制度、規則都不太一樣,還是要懂得隨機應變,不能一律套用過去的做法與經驗。
職場寓言筆記|10-2.所謂的專業度
你以為前面第5篇錄取一個貝琪,Betty有因此學到慘痛教訓嗎?並沒有,班傑明同樣也是面試時,沒有撰寫能力測驗。前任業務「貝恩德」會一點點日文,但班傑明不會日文,也不會英文,最基礎的英文也不會。
班傑明報到第一天,就兩手一攤,說他不會英文,還說Betty面試時跟他說:「沒關係,那國外客戶我來對應」。很愛省成本的Betty,花4~5萬請一個連試著跟國外客戶溝通都不願意的業務,也是滿厲害的(反諷)。
某天,Betty派了一個工作給班傑明,並說道:「新加坡人也會說中文,不然你MAIL就寫中文也可以」,唉,那寫英文MAIL的我算什麼(不是)。於是乎,班傑明的壓力來了,究竟他會寫哪國語言呢?結論:他花了將近8個小時(一個工作天),寫了一封「中文MAIL」給新加坡客戶。不誇張,他一整天就耗在那封MAIL上,Betty也知道。
人無完人,有時候,無法避免能力不足,「願不願意學習」才是重點。
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職場寓言筆記|10-3.沒人有義務提醒你
班傑明過去10年的業務職涯,是在一家不到10人的小公司度過,加上他從來沒有對應過國外客戶,所以他說不會英文,合理,加上本人也沒什麼上進心,合理。跟貝琪一樣,班傑明也不會用EXCEL,基本的功能也不會的那種。
最誇張的是,他會坐在位置上滑手機、看影片,而身為業助的我寄了超多MAIL,他一封都沒看。連訂單需要業務簽核,都要我一直口頭提醒,從他進來公司的一個多月來,沒有一張單是他主動簽核的,而且我已經提醒他10次,還寫了「簽核流程SOP」給他。
某次來了張急單,我就不再提醒,畢竟簽核是他的責任。結果,他過了兩個禮拜才簽,卡單這件事還是Betty發現的,於是我說道:「業務沒簽,我沒辦法發單給廠內,發單跟簽核流程我都有跟班傑明說明過了」,然後班傑明嚇到,從這之後,他都會自己主動簽核了呢!
又某次,鄰近年底盤點,有一整週無法出貨,我從盤點的兩週前就每天提醒他,有個案子要在盤點前趕快出貨,要催促廠商,並追一下產品到我們公司沒。結果直到要盤點的前一天,當天就是聖誕節,我對他說:「你那個案子有沒有要出貨,今天最後一天」,班傑明說:「你要提醒我啊」,我說:「那我是不是從兩週前就每天都提醒你?」,他啞口無言。
「你要提醒我」這句話說出口,整個專業度都沒了,零分。就算是社會新鮮人,也會自己拿筆記本筆記起來,更何況,大家都已經是成年人了,都是來工作的,沒有人有義務提醒你。奇怪,你下班都不用我提醒,時間到還知道要回家?
職場寓言筆記|10-4.論解讀能力
「業務」是「外部客戶」與「公司內部」溝通的橋樑,先不論班傑明會不會英文這件事,他的中文溝通能力,也是弱到一個不行。
某次,Betty人在外面,於是傳了LINE下指令,請班傑明去跟客戶溝通,班傑明拿了LINE給我看,說道:「Betty說叫你寫MAIL」,我看著LINE上的訊息說:「蛤?你要不要再看一遍,他說叫你沿用我剛剛寫的MAIL,按回覆,去接著回覆客戶。為什麼是我寫?」,班傑明拿回手機看著LINE,解讀了幾秒,說道:「喔喔,那我知道了」。
還有一次,他請母公司的業助幫他辦理某個客戶公司的入場證,母公司的業助跟他說,因為班傑明是新人,所以入場證的通知MAIL,會CC身為業助的我,以防班傑明沒收到信。無法理解中文的班傑明,跑來跟我說:「母公司的業助說,他等等會MAIL入場證申請的通知,他會CC你,你再把MAIL轉寄給我」,我當下真心黑人問號問班傑明:「他MAIL給你,CC我,我還要轉寄給你?」,班傑明很有自信的說:「對,再麻煩你了」。然後我收到MAIL了,我只確認了ATTEN那行是班傑明的MAIL沒錯,班傑明似乎也收到信了,所以沒有來煩我,我當然就沒有做轉寄的動作,整個差點被他降智!
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職場寓言筆記|10-5.交期怎麼喬?
班傑明剛進公司的第一個星期,我就跟他說過,因為Betty公司加上母公司是一個大廠,需要跟生管、採購、品保等部門合作,出貨不是業務一個人說了算。結果,他首次排排程給客戶,沒跟其他部門開會,就直接把排程表寄給客戶了。這件事發生在上面提到的聖誕節那週,因為年底盤點,一整週帳務都不能動,但有很多產品還沒入庫,班傑明居然排「盤點完的隔天」就要出貨,而且還是十多筆出貨,身為業助的我跟品保人員看到他的排法,內心都是髒話。
聽完我再次解說後,班傑明這才意識到事情不對,想去跟客戶喬交期。他打電話去客戶公司的採購、物管、品保等部門,對應窗口都去度假了,真的就是鬧空城。接著班傑明就這樣連續三天,像蚊子一樣在我耳邊重複說:「因為他們都不在,那我們還是那天出貨」。其實這種廢話不用重複,重複反而更顯你的無能。
最後怎麼辦呢?我抱著「死馬當活馬醫」的心情,打去客戶公司,客戶家的一位聰明小姐姐說道:「採購Emily不在,那你要不要找他的代理人Wendy?」,我說好,接著我就跟Wendy說了一下,希望能讓我們延後一天出貨,Wendy就說他打Emily的私人電話確認一下。最後,Wendy打來回覆我說:「我確認完了,可以唷,那你們就延後一天出沒關係」,再度顯現班傑明之無能。
所以,交期怎麼喬?當然,以符合客戶需求為優先,但同時,也需要看廠內(製造、品保、生管)的排程,去結合兩邊的排程。上述情況碰到盤點,等於當週(一整週)都不能進、出貨,因此,最理想的做法,就是在盤點前一週就出貨給客戶,否則就會像班傑明這樣出事情(延後交期)。
職場寓言筆記|10-6.免費的最貴
在沒有對面試者做專業能力測試之下,只想要有一個現成的業務可以用的Betty,也算是踢到鐵板,那些被省下來的教育訓練時間,反而變成了最貴的成本。又某天我請假,身為業務的班傑明剛好要在那天請生管、品保(貝克、貝琪)、製造(Ben)來開會,討論客戶很趕的某批貨,要安排廠內排程,以符合客戶交期。
某方面來說,也可能是我對班傑明期望太高,不過就開個會,大家講好遊戲規則,應該是不會有問題。並且,我有事前再三提醒班傑明,一定要在會議上講清楚規則,不然有些人會拖延排程,壓縮到後面部門的作業時間。
結果可想而知,不然我寫這篇幹嘛(欸)。開完會,居然沒一個人發會議記錄出來,於是到了要出貨的前一天中午,產品居然還沒做好,按業務、品保口頭跟我說的會議結論來說:出貨前一天的上午,是品保檢驗產品,下午是身為業助的我KEY出貨單。於是我發信問我的前一關-貝琪:「請問產品檢驗完畢,可以入庫了嗎?」,貝琪回信:「我先做系統入庫給您KEY出貨單,產品未到品保,待檢驗」。最大主因就是:沒有白紙黑字發會議記錄出來,告訴所有人每個部門的作業時間,於是Ben又耍賤招,拖延到別的部門的作業時間。(關於Ben是誰,可以回去看第9篇)
順帶一提,Ben這麼精彩,Betty也在當年度拔擢他,將他晉升為課長,拍拍手。言歸正傳,班傑明這種就是「免費的最貴」的最佳寫照,過去當了10年的業務,照理來說應該是懂公司流程的,就算不懂,我還有說明與寫流程SOP給他。而身為會議召集人,開完會,發會議紀錄也是基本常識。
於是,在這樣亂七八糟的情況下,我問班傑明:「那天開完會,你沒有發會議記錄出來給他們嗎?白紙黑字,至少要究責還有個依據」,班傑明一臉無奈地說:「我以為他們會照做」。我也以為班傑明應該有這個SENSE,但截至目前,我沒有看到他身為業務的任何優勢與能力展現。
Betty知道自己請的業務能力不足嗎?他知道,而且班傑明才來一個多月,Betty就已經開始想叫班傑明滿三個月請大家吃東西了。所以,如果連老闆也覺得自己請的人沒問題,那身為員工的我們就不要管了XD。
二十幾歲的我,也會跟老闆抱怨這種拖累大家的人,但聽在老闆耳裡會覺得:「你這是在懷疑我看人的眼光嗎?」。因此,只要你有辦法讓對方不連累到你(把傷害降到最低),只要對方不影響你準時下班,想辦法把自己的工作做好就好。畢竟,人不是你請的,責任不在於你,交給老闆或客戶去釘他,放下一切,開心下班吧!(這段的結論其實跟第9章的最後一段結論差不多XD)
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