在2023年播出的英國喜劇《Queen of Oz》中,任性的Oz公主眼看著自己名譽被各大報毀損,團隊還不斷出錯,因此稱自己的團隊為「Team Shit」。即便Betty不是英國皇室的公主,但他也擁有一支不輸Oz公主的「Team Shit」。
職場寓言筆記|4-1.非必要別提供LINE給客戶
不論今天你是不是業務,只要你的工作項目內,沒有需要對外、沒有需要跟客戶溝通的需求,就不要隨便把聯絡方式、LINE給客戶,小心那會是惡夢的開始。而我之所以會逼不得已把LINE給客戶,是因為我們公司沒有業務,Betty這位大老闆又很忙(忙著聊天),所以業助只能身兼業務與客戶連絡。但請記得,這不是個正常現象,正常情況下,業助是不需要給客戶LINE的。我把LINE給了前面幾篇介紹過的客戶「巴倫」,於是巴倫開始想把我當他私人秘書用,所以我看到某些似乎是想派工給我的內容,我都會已讀不回,或是請他去找Betty這個業務。
巴倫LINE給我的內容,小到他找不到MAIL,大到他想請我們的廠商修改產品尺寸。小事就算了,業助沒有決定權的大事,看了就很阿雜,想馬上封鎖他。有一次,巴倫問了一個業務才有決定權的問題,我就拿著手機進去跟Betty報告,Betty說:「那你就回他巴拉巴拉」,他講完我就說:「那這樣我現在不就是在做業務的事情嗎?」,接著我們之間靜默了三秒,Betty說:「那你叫他來問我好了」。嘿呀,不是本來就應該這樣嗎?還真的把我當業務用。
非必要,不要將你的LINE留給客戶。
職場寓言筆記|4-2.教育員工也是重要的一環
「福委會」是我當上班族時,最不喜歡的工作項目,比被打考績還不喜歡。大部分公司的福委是每個部門的人員輪流擔任福委會人員,Betty的公司就10個人,所以就指派其中一人下去當主委,可是福委會的「錢」,Betty把它拆出來給我管。Excuse Me?工作這樣拆?Betty的理由是:「我不放心他們管錢」。Excuse Me?大家都成年人,不是你小孩,應該還不至於管到錢不見。
如果今天是因為Loading太重而拆,倒還好,大家互相幫助。竟然理由是因為「我不放心他們管錢」,你不放心的可多了,他們連下班回家都會忘記關辦公室的燈、忘記關自己的電腦,所以會不會哪天跟我說:「你下班去幫他們尋一尋」,尋一次十萬。
其實不少老闆或主管都是跟Betty一樣的心態,但比起老是把工作交給某一個人,不如好好教育或訓練其他員工。同時,「代理人」是非常重要的,要是將來那唯一懂得管錢的人離職,就沒有其他人可以代替或是接任。
職場寓言筆記|4-3.請善用Google大神
我當時的工作有幫忙翻譯英文的部分,你以為這一段翻譯的原因還是「我不放心他們翻譯」嗎?不,他們不會英文。我有問Betty:「這些資深的人,真的沒有人有基本的英文溝通能力嗎?」,Betty搖了搖頭。我激動地說:「英文再怎麼破,可以溝通就好,我英文也沒有很好呀,為什麼不讓他們自己試試看,而且裡面還有些是主管職耶」,反正Betty就回答了一些「不能強求」的無言內容。
這一段我要寫勸世文XD。的確,學校學的英文、日文,跟工作用的MAIL內容會有差異。但現在外面很多專門FOR MAIL用的工具書,裡面很多句子可以參考,講得更直接一點,可以照抄,非常方便。說到底,就是有沒有想學習的心啦!凡事都要靠別人,要是有一天換了公司,還有人可以幫你翻嗎?還有,Google大神就在那,可以打開祂翻譯一下,即便無法百分之百準確,但還是多少有所幫助。
你學到的東西就是你的,誰也搶不走;你不想學的東西,它就永遠擺在那,對你來說可能永遠就是個障礙,也是你永遠缺失的能力與機會。
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職場寓言筆記|4-4.是否太看得起自己
先來幫身兼母、子公司的採購取個代號「邦柏」(Bomb),邦柏就像一顆不定時炸彈,沒事都沒事,有事周邊的人都跟著被炸,死傷慘重的那種炸。不得不承認邦柏確實很忙,也因為邦柏是採購部門最資深的一位,來協助子公司,想說應該很靠譜,喔不,他也是噩夢的開始。某次,我們被客戶退了10片產品,於是我們打算要退給廠商,殊不知因為退貨進度太慢,邦柏忙到忘記這10片要退貨,他就收下了廠商的發票。
等到半年後,這10片變成了逾期款,廠商想說既然我們收下發票了,為什麼都半年了還不付錢。結果,Betty跟廠商說:「因為你們的東西不合規,所以我們要退貨」,廠商說:「可是你們已經收下發票了,這幾個月來也沒反應產品有問題」。然後我們公司就被寄存證信函,以下請圖片支援「文同垠式拍手」。這還不是最精彩的,因為罪魁禍首「邦柏」一直在裝死,中間都是Betty一直在跟廠商談判。照道理來說,對應廠商的窗口是邦柏、捅婁子的也是邦柏,邦柏確實應該要自己站出來談判。
結果顯而易見,我們站不住腳,因為我們都收下人家發票了,而且邦柏直到出事前,都沒有對廠商提出產品不合規的異議,反倒是變成了逾期款,才跟廠商說東西不合規,的確不合理。邦柏在被Betty罵完後,居然寫了封不痛不癢的MAIL給廠商,簡單說就是「因為產品不合規,我們不付錢」,請問重複前面Betty說過的話有什麼用?這件事大概搞了半年多,最後還是子公司把那些不合規的產品給買回來。在處理這件事的過程中,邦柏曾說過一句經典名言:「這是我採購職涯中唯一的汙點」。相信我,這絕對不是邦柏唯一的汙點,請聽我娓娓道來。
工作Loading太重,真的無法負荷,可以與主管討論一下如何解決。但邦柏為了考績數字好看,都沒有跟他的採購主管提,結果到最後捅了這個大婁子,請問考績有變得比較好看嗎?有時候工作Loading太重,可能是自己的問題,但如果不是呢?如果你的主管其實不知道呢?又或者,主管的確不認為這樣叫Loading重,但不試著向主管提出來,最後被壓垮的還是自己。
職場寓言筆記|4-5.多一個人檢查,就多一道保險
以下的這個婁子,應該算是邦柏的下屬捅出來了,就是給廠商的訂單少打一個零。東西出口到國外廠商那裡去做加工,廠商寫MAIL來說我們的訂單少一個零,出口報關也少一個零,要修正訂單跟出口文件給他們。因為有修正文件,還要另外收修正文件的手續費。請猜猜邦柏會怎麼做。
邦柏跟廠商說我們不改,叫廠商就按照少一個零的來進口跟出口,哈哈哈哈,你要不要聽聽看你在說什麼?理由是,如果現在改了,會多一個零,那東西要再回來我們公司包裝,屆時進口回來會跟原先出口的金額不符,不知道該怎麼辦。最後廠商很堅持,同樣也是我們有錯在先,於是邦柏還是低頭修改了,最後邦柏也得解決東西再次進口回來的金額問題。
看到這,你說說,邦柏只有上面差點害公司被告這個汙點嗎?就算婁子是下屬捅的,身為主管的你,收拾的方式也實在很欠缺考慮。其實還有一個重點,就是邦柏的下屬是新人,新人有新人的問題沒錯,但文件有經過邦柏這個主管,邦柏完全沒檢查,也是個問題。畢竟說真的,他就只是個新人,很難不出錯,多一個人檢查,就多一道保險。
職場寓言筆記|4-6.原因有時候很重要
邦柏跟Betty誰比較可怕?我想了一下,邦柏。邦柏屬於嘴巴很會講的那種,講的很棒,做的很可怕。我本來沒細究,快速瞄過邦柏寫的英文MAIL,想說:「看起來英文好像還不錯」。細究下去發現,他中文、英文的MAIL,大部分時候都只有一、兩句話,發生問題時,從來沒有在告訴對方原因、事情原委的,上來就是一句話:「你們要負責」,溝通能力值:0。
邦柏最可怕的是,他似乎沒有在搞清楚狀況的。某次,美國廠商幫我們加工完了兩個產品,MAIL跟我們說,上面有一點點的小刮痕,不影響使用,可以出貨給我們嗎?品保的主管「貝克」看了產品照後說OK,身為MAIL翻譯窗口的我,就回MAIL說OK。結果產品回來,發現那刮痕好像會影響使用,所以負責與廠商聯絡的窗口「邦柏」,就想請美國廠商免費幫我們去刮痕。(註:我跟邦柏都會跟廠商聯絡,只是我只負責內部翻譯,主要還是邦柏負責對外談判)
美國廠商看到邦柏的MAIL後,一頭霧水地想說:「你們不是說OK?怎麼又說要我們再免費幫你們去刮痕?」,我看著邦柏MAIL上,那僅有的一句話「你們要免費幫我們去刮痕」,再度讓我內心大喊:「Bravo!」。請問邦柏你知道什麼叫做溝通嗎?沒頭沒尾的,就叫人家「免費」幫我們做,好歹也講一下原因。接著,美國廠商就來信問說,我們的要求到底是什麼意思?邦柏就附上刮痕照,用英文寫說:「請免費幫我們去除刮痕」。所以,你這一封MAIL只是多了照片,跟上一封差在哪?
正確來說,應該跟美國廠商說:「我們的品保在檢驗產品時,發現刮痕是會影響使用的,因此希望能送回你們那,幫忙去除刮痕」,寫完這段,再接著說希望廠商能免費去除,至少讓廠商知道「為什麼」。也因為邦柏沒有習慣講原因,每次他跟廠商往來的MAIL,都是至少三封起跳,很常要打電話給廠商,因為廠商看不懂他MAIL,只能用電話說。電話可以講得清楚,寫的時候為什麼不乾脆寫清楚?最重要的是,文字有時候沒有溫度,不論是廠商或客戶,第一眼就看到這種做白工的要求(免費的要求),應該也是火很大。
「因為~所以~」在溝通、談判時非常重要。這邊還想下一個樂觀的結論:在工作崗位上努力的你,看看邦柏差點害公司被告,每天在公司還是活蹦亂跳、如魚得水、臉皮超厚,每個月領著穩定的薪水。那麼,沒捅婁子的你、在工作上兢兢業業,努力的你,請好好堅持。看看邦柏,再看看你自己,你很棒的!XD
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