在這無聊又煩悶的上班日常中,雖然會被貝琪的大絕氣瘋,但當我轉念一想「有時上班看看好戲也是不錯的」,又覺得可以期待,尤其是產銷會議,這大概是最不無聊的會議(欸)。
職場寓言筆記|6-1.貝琪過人招式1
這招我稱為「馬後炮典範」,故事是這樣的:某個星期二,我來到了貝克與貝琪的品保室,看見了G產品的外箱放在品保室,我稍微看了一下,直接對著「雙貝精彩」兩人問道:「客戶要的G產品總共10個,你們都檢驗好了嗎?我可以下週一出給客戶嗎?因為他們說越快越好」。貝琪在旁邊看著貝克,貝克想了一下說道:「可以,來得及,全部都可以出」,我說好,不疑有他就離開了雙貝精彩的地盤,並且發MAIL告訴客戶說我們週一可以出貨給他們,記住了,雙貝也在MAIL內。
時間來到隔天(星期三),我想說提前KEY個出貨單,唉唷,還好我提前KEY,我才發現真正回來的G產品只有9個。於是我就再度來到雙貝的地盤,這時只有貝琪在,我說:「我要KEY單才發現G產品只有9個庫存耶」,貝琪說:「對啊,只有9個」,我說:「不是10個都完成了嗎?」,貝琪說:「沒有,只有9個,我看你MAIL想說怎麼會是10個」。聽到這我臉色大變,請問東西出貨前你們需要檢驗,少檢驗到一個都不覺得奇怪嗎?或是看我MAIL提到的數量很奇怪,都不會想說東西在哪嗎?
貝琪接著說:「那要怎麼辦?」,我壓抑住怒火說道:「沒關係,我跟生管確認一下」,然後走出了雙貝地盤。我跟生管說:「因為我當天看到G產品的外箱,可能中邪才直接問他們,應該問你的」,生管說:「沒關係,我幫你確認剩下那一個什麼時候完成」。後來那剩下的一個趕不上週一,但客戶可以接受先交9個,所以問題沒有太嚴重。但這更加讓我體悟到:貝克搞不清楚狀況之外,貝琪也是一個很會放馬後炮的人。
我的問題在於當時「下意識」地就直接問了身為品保人員的貝克與貝琪,並且當下沒有想到應該跟生管二次確認。貝克與貝琪時常智商不在線也是個問題,也因此「多方確認」有時候非常重要。
職場寓言筆記|6-2.貝琪過人招式2
這招我稱為「無腦提問」,在職場上,問問題要問對人,像是關於公司薪資規則,應該要問人資;費用申請相關,可以問財務。因為貝琪來問我問題,我幾乎都是耐心解釋,所以他就「什麼問題都來問我」。貝琪身為一位有過20多年品保經驗的品保人員,三不五時還是會來問我:「這個產品要做COA嗎?它那麼小,不用做吧~」,我回他:「我不知道,但你們要測量一下產品尺寸吧?」。
我第一次遇到一個品保人員來問業助說,這個產品要不要做COA。我看起來很像你品保的主管嗎?你以為只有貝琪這個雷嗎?身為他主管的貝克也不惶多讓:「這個我不曉得要測量產品的哪個位置,那還需要做COA嗎?」,我不確定這些產品要不要做COA,但我很確定你們已經達到可以被解雇的資格了。出貨給客戶不需要附上產品資訊嗎?最基本的COA已經做了一年多,還來問我要不要做?
基本上,每個產品廠商都會附上一份該產品的COA,可能會以紙本方式附在貨物內,也可能會以電子檔方式MAIL過來。接著,我們的品保人員再將數據轉到我們公司的格式上,並以我們公司的名字提供給客戶。
職場寓言筆記|6-3.貝琪過人招式3
這招我稱為「哀莫大於心死」,第二次產銷會議,貝琪自己用EXCEL發明了一個需要上、下來回拖拉的表格。如果我現在要看業務部的訂單數,就看上面的欄位,要看製造部門的產品製作數量,要往下拉,他並沒有整理出一個同一列的表格給大家看。整個會議,我們就跟著貝琪那操控滑鼠的手,一下往上、一下往下,身為老闆的Betty甚至一度閉上眼不想看。
故事發生在第二次產銷會議的一週後,Betty跟我說道:「我不知道貝琪那表格是誰幫他做的,還是他自己做的?他主管貝克有幫他看過嗎?我看到最後放棄,反正布萊恩(貝克跟貝琪的共同主管)看得懂就好」,我心想:「有,我有看到你閉眼,呈現我問天的姿勢」。這一招的來源是貝琪不會用EXCEL,嘿對,是連拉表格出來、打簡單的文字上去都很吃力的不會。容我再次提醒一下貝琪的履歷上面寫的:20年的品保經驗、有帶過人、會產品檢驗、看得懂品保相關報表。但實際上不會用EXCEL,20年的品保經驗還促使他來問業助說:「這產品需要做COA嗎?」。
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職場寓言筆記|6-4.貝琪過人招式4
這招我稱為「搶佔C位」,公司的冰箱是大家共用的,但因為Betty公司沒什麼錢(?),共用的冰箱很小一個,要裝至少10個人的咖啡、飲料或便當。這時候你會怎麼做?大多數的人應該是盡量往旁邊擺吧?冰箱就那麼大,當然要做好空間的利用,以及發揮一些公德心。
身為一位高中生的母親,貝琪早上會去採買很多食物,像是水果、涼麵、罐裝飲料等等,然後帶來公司的冰箱放,到這裡好像都還好。但他會直接把東西擺在正中央,加上他都是最早來的,很多時候他買的三盒壽司、四盒涼麵或五杯飲料,一放下去,其他人就要找空隙放,甚至幫他喬位置。
某天,我終於看不下去,貼了一張公告:「請將東西靠邊放,預留空間給其他人,謝謝」。對,這張公告貼下去的隔天,貝琪才把東西往門邊或旁邊放。這件事告訴我們,其實從一個人平時的生活習慣或做事方式,大概也可以推斷出他在工作上的表現,即便不是百分百,但也是有跡可循。
職場寓言筆記|6-5.貝琪過人招式5
這招我稱為「隨興所欲」,貝琪很喜歡取貨,不論這個東西是不是他們品保部的東西,他都會取,但取了之後,他不會通知其他人,會直接把東西放在品保室。某次,客戶寫MAIL給我,說他們要在兩天後將NG品退回給我們公司,雙貝也在MAIL內,但到了兩天後我仍舊沒有收到取貨通知,於是我就多等一天,隔天早上還是沒有通知,我發現事情有點不對勁,於是我走到品保室問道:「我還沒收到客戶退回來的NG品……」,貝琪跳出來說:「我兩天前就收到了呀~」。
我永遠記得,我當時深深吸了很大一口氣,因為我已經要破口大罵。接著我忍住,說道:「呃……你以後收到東西,要發MAIL通知一下大家,這樣大家才知道NG品已經回來了」,貝琪才說:「好」。被客戶退貨這件事滿嚴重的,因此,在處理過程也要謹慎,更何況東西都回來了,如果不通知給各部門知道,我差點就要寫信問客戶說怎麼還沒收到NG品。你可能會問說,那貝克不會提醒他嗎?不會哦,貝克也是一個不懂公司流程的人,即便我做了SOP給他們,他們還是會照自己腦內想的來做,不是照著SOP。
職場寓言筆記|6-6.貝克過人招式
輪到貝克囉!這招我稱為「嗑了什麼」,這故事經典,差點就害死Betty的經典。在採購「邦柏」害我們公司差點被廠商告後,我們與廠商來回周旋了半年,在這中間的某段過程:廠商寄給了Betty一個表格,MAIL內寫說這表格是我們品保提供給他們的。但實際上表格是廠商自己設計的,之中有一個欄位叫做「NG原因」,只有NG原因是貝克填入的。
Betty有一個不算好、也不算不好的習慣,他一個問題會多方確認,至少三次以上,雖然讓人覺得很煩,但沒想到此舉會救了他。Betty問貝克說:「這表格是我們公司提供給廠商的嗎?」,理解能力不好的貝克說:「對」,但其實不太對,因為貝克只有填入NG原因,其他欄位不是我們公司的人填的,是廠商。接著Betty問:「所以這10個NG的產品,二次檢驗後,我們只能收這4個嗎?」。
貝克說:「我們剛剛有檢驗,最終總共只能收2個」,Betty問:「可你這邊寫『無異常』的總共有4個耶」,貝克說:「因為他這個欄位是NG原因,是要填有不符合驗收標準的原因,但這2個是尺寸過小,所以也不能收」。你要不要聽聽看你在說什麼?尺寸過小,就是不符合我們要求的尺寸,就是NG,誰管你尺寸還外觀,只要不符合都是NG。真的還好Betty有打破砂鍋問到底,不然差點4個都要跟廠商買回來囉~買回來後屆時又是另一個故事(千萬不要)。
職場寓言筆記|6-7.研究面試者履歷
本篇最後,想來講講奇葩貝琪的履歷操作,雖然貝克也不惶多讓,但因為貝克已經在公司15年,當初錄取他的原因已經不可考,所以來討論一下到我寫這篇時,才來公司半年,就每天都很精彩的貝琪。某次Betty實在受不了貝琪的表現,就打開貝琪的履歷給我看,我們就研究了一下他的履歷-到底為什麼可以請到這種人?
根據貝琪的履歷來看,他在20年間換了10多份工作,每份上面都寫他懂得「產品的測量」、「產品品質分析」、「管制圖報表製作」等,他還帶過人。這麼華麗的履歷,也難怪布萊恩不疑有他就錄取他(錄取貝琪的過程,Betty都沒有參與,放手讓布萊恩自己決定)。貝琪報到一週後,Betty就把貝琪叫來自己辦公室,想要惦惦他到底幾兩重,他問貝琪說:「你在之前的公司有做過管制圖,所以你會從頭到尾(用EXCEL)做出表格嗎?」,貝琪說:「我只會把數字填進去,表格都是別人做的」。可他到Betty公司後,連基本的填入數據,也常常填錯。
再來,20年間,他一張品保相關的資格證照都沒有。說到這裡,其實貝琪只能算是基本作業員。當他把履歷寫的過度華麗,甚至面試時不會的東西也說會,就要有心理準備進公司後會很慘。這同時也驗證到,為什麼他平均每兩年換一次工作,除了不肯學習,還有就是能力不足、適應不良,才會造成今天的局面。
Betty跟布萊恩在面試人時,只給面試者寫「智力測驗試卷」,並沒有提供該部門的「專業能力測驗試卷」給面試者寫,自然沒辦法馬上驗證面試者的專業能力,這也是一大問題。Betty跟布萊恩這種面試方式也存在著很大的風險,貝琪就是一個慘痛的教訓。有時間,不如稍微研究一下面試者的履歷,如果履歷可以造假,那拿與專業相關的試卷給面試者測驗,也許能減少一些風險。
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