有鑑於(好久之前)剛出社會上班時，有時候會聽不懂前輩到底在講什麼，然後有些內容Google又估不到，所以乾脆來整理一篇！會從很基本的常識講起。另外，如果會需要用到英文、日文單字來寫EMAIL，可以參考YuJ放在方格子的這篇【進出口貿易、貿易條件、MAIL常用等50個英日單字彙整！】，工作有需要可以複製貼上拿去用，啊不要搬運我文章XD，讓它座落在方格子就好，謝謝。然後因為這篇都是文字，請容我插個幾張《吉伊卡哇》的圖在中間，療癒一下我自己(欸)，不然字好多~
職場小知識｜1.職稱
1-1. 客戶／客人
假設我們是賣馬克杯的公司，向我們購買馬克杯的就是【客戶／客人】，而【客戶／客人】有可能是對方公司的「採購」(負責向我們詢價、議價)、「業務」、「經理」等等。
1-2. 業務人員
我們的業務會向客人推廣我們家的馬克杯，而客人家也會有他們自己的業務，向他們自己的客人推廣他們家的產品。業務人員通常會需要外出(外勤)，拜訪客戶、開發客戶；下面會提到的「業務助理」則大多是內勤人員(在辦公室辦公)，根據工作需求，偶爾也會需要外出。
1-3. 業務助理
簡稱「業助」，顧名思義就是「業務人員的助理」，但有些公司的業助會兼秘書 (同時也是老闆的秘書)。因為有些公司會把業助當作業務的候補人選，將來是要轉做業務的，或是沒有明講，叫你領業助的錢、做業務的事(業務還有獎金呢，業助大多沒有)。在應徵面試時，可以仔細看看人力銀行上面有沒有備註，面試時也可以詢問清楚。
1-4. 生產管理 (Production Planning)
簡稱「生管」、「PP」，生管這個位置很重要，連接廠內作業人員及業務端，生管需要知道作業流程 (產品什麼時候會完成、什麼時候可以入庫、什麼時候可以出貨等)，並把資訊提供給業務端 (像是業助)，這樣業助或業務就會知道該如何回覆交期給客人。舉例：PP今天回覆給業助的交期為6月10日，業助可以加一週，回覆客人6月17日 (因為中間還要入庫、KEY出貨單、包貨等流程)。
1-5. 物料管理 (Material Management)
比較少聽到「MM」，通常會直接說「物管」，顧名思義，就是「管理原料、材料的人員」。假設我們旗下有工廠要製造馬克杯，那製造馬克杯需要的原物料，就是由物管來進料、管理。通常，物管根據業務端的下單量，做久了大多能抓到要備多少料。其實只要不備過多，能有庫存以備不時之需，都在合理範圍內。照道理來說，物管可以用業務下單的量、頻率去抓，真的不確定或怕臨時有急單，也可以稍微多抓一些水位 (預測量)。更簡單來說，不要等到要製作馬克杯時，工廠內卻沒有任何的料可以使用。
職場小知識｜2.廠商／原廠
假設我們是賣馬克杯的公司，要進原物料來讓我們自己的工廠製作馬克杯，我們的進貨方就是【廠商】。舉另一個例子來說，台灣有不少「在台的日商子公司」，專門代理日本總公司的產品，向台灣的其他客戶推銷、賣出。當產品有問題需要維修時，在台日商有可能需要詢問日本總公司的意見、方法，而日本總公司就是【原廠】。就像有時候我們會聽到：手機、電腦壞掉要拿回原廠維修，類似這個意思。
職場小知識｜3.金額
公司最重要的就是「賺錢」，所以不論擔任什麼職位，都會碰到「金額」。金額可以分為超多種，現在我們要賣馬克杯給客戶，假設：單一個馬克杯的製作、包裝成本是100元 (假設啦假設XD)，我們要賣給客戶399元 (不含稅)：
3-1. 客戶訂單金額
客戶跟我們下訂單的金額=我們賣商品給客戶的金額，這對我們來說是售價=賣價=上述的399元。所以當客戶訂單來時，可以檢查一下客戶下的金額是否正確、是否含稅，以及交易方式(電匯等)是否正確，然後就是訂單上的交期是否有辦法達成 (通常我自己的做法是把「顧客訂定的交期日期」劃掉，然後手寫或蓋上「交期待確認章」)，如果沒有對訂單上的交期作修改，直接回簽給客戶，就代表你允諾對方會在那個時間交貨哦！要特別注意！
3-2. 廠商訂單金額
現在假設我們沒有製作馬克杯的工廠，我們是跟人家進貨(進馬克杯)來賣，我們的成本=進價=廠商賣給我們的價格=100元。因此要注意，我們下給廠商的訂單金額，跟客戶下給我們的訂單金額會有差價，客戶訂單金額(399元)會大於廠商訂單金額(100元)，否則會虧本，簡單說就是「售價會大於成本」。
3-3. 含稅金額／未稅金額
在報價給台灣客戶時，需要考慮到「5%的營業稅」(又或者看公司的規定還有什麼考量)。順帶一提，日本的商品標籤上，多會寫有「税込」(含稅) 的字樣，讓顧客知道商品售價已包含稅金在內。因此「未稅金額」就是尚未加上稅額(營業稅)的金額。我們以上面售價為399元的馬克杯為例，加上台灣的5%營業稅，總金額為399*1.05=419 (四捨五入)。但也有可能399元本身已含稅在內，因此，一定要弄清楚金額是否含稅這件事，否則買方跟賣方的認知會有落差。
職場小知識｜4.詢價、報價、MOQ、單位
通常客戶會先來【詢價】，然後我們要【報價】給客戶。報價時要記得【若是台灣客戶，報價是否已含5%營業稅？】，以及【MOQ(最小購買量)】是多少、是用什麼【單位】。例如：馬克杯一箱有50個，我們的MOQ是3箱(150個馬克杯)，那麼報價單上就可以備註「MOQ：150個(3箱，1箱50個)」。當然，也可能沒有MOQ限制，可以一次只買一個，也是看公司規定。
職場小知識｜5.客戶訂單回簽、KEY客戶訂單
5-1. 客戶訂單+確認+回簽
客戶訂單可能會以EMAIL、傳真等方式收到，收到時先別急著打單，要先確認客戶的訂單有沒有下對，像是上面講的，下的量有沒有大於等於MOQ？以及，訂單上要有採購或其他客戶方的簽名，有簽名才有保障，以避免我們向廠商下單後，客戶自行取消訂單。如果客戶訂單上的資訊無誤、客戶端有人簽名，我們就可以回簽+押上日期，掃描後EMAIL回傳給客戶。(究竟要不要回簽給客戶，可參考下方5-3)
5-2. KEY客戶訂單
若訂單檢查後都沒問題，就可以進公司系統KEY單。根據各公司使用的系統不同，系統的欄位也會不同。以及，KEY完後是使用【電子簽】跑簽呈(直接按一個按鈕，系統會自動跑簽核，然後主管簽完會MAIL到信箱通知)，還是需要列印紙本出來跑簽呈、用印，也視公司規則而不同。
5-3. 客戶訂單回簽
補充說明一下，這點其實非必要，看客戶需求，但要注意，一旦蓋章、簽名回傳給客戶，即代表對客戶訂單上的金額、交期、交易條件等敘述沒問題。因此上面才會說，客戶訂單來時一定要先檢查，也可避免回傳後才發現錯誤。
職場小知識｜6.幣別、匯率
同樣一家客戶，可能因為其工廠廠別、分公司地址不同、交易商品不同等因素，下單時會用不同「幣別」，因此可別只用公司名來判斷下單時的幣別。對於國外客戶來說，下單時會有轉換匯率的問題，這時，須依公司規定，來考慮要用「哪些地方顯示的當天匯率」來換算，例如：某某銀行匯率表。
職場小知識｜7.交期
7-1. 交期應該避開哪些日子？
首先要有一個概念：我們的客戶也有他們自己的客戶，也就是客戶向我們買馬克杯，他們可能會加工後，再賣給他們的客戶。因此，在喬交期時，客戶應該會預留一些時間讓他們可以加工，再交給他們的客戶。而交期應該避開「國定假期」、「公司盤點日」等日子，尤其是在面對國外客戶時，記得上網查一下該國家(像是美國、日本) 的假期有哪些，尤其日本的國定假期滿多的！
7-2. 交期怎麼抓？
「交期」指的是「繳交貨物的日期」，通常不會抓得剛剛好，會預留一些時間。假設我們現在要繳交50個馬克杯給客戶，要是沒有預留庫存，那工廠最快也是從客戶下單那天開始製作(或製造)。假設：今天是6月1日(同時也是客戶下單日)，50個馬克杯需要一個月的交期，請不要直接回給客戶說7月1日能完成，應該先與生管確認交期，因為生管會最了解目前產品製作到哪個階段。若生管回覆的交期是7月1日，7月1日可能是馬克杯在工廠內製作完成，還沒有運送到倉庫內(入庫)，也還沒有包裝，無法馬上7月1日就交貨。因此上面才會說可以多抓一週(把生管給的交期再加上一週)，如果後續還有很多流程，也可以再多抓。此例子較為保險的抓法是，回客戶「預計7月8日出貨給您」；反過來說，如果回客戶7月8日的交期，但東西7月1日就製作完成、入庫、包裝，7月2日就出貨，那麼對客戶來說反而有種「提早交貨的感覺」。
7-3.「預計」兩字使用方式
有做過進出口(國際貿易)的人會對於ETD、ETA兩個名詞較為熟悉，通常會指送貨物的班機的「預計送出時間」(ETD=Estimated Time of Departure)、「預計到達時間」(ETA=Estimated Time of Arrival)。正因為是「預計」，並不代表百分之百一定會這個日期送出、這個日期抵達。所以回到上面6-1，可以善用「預計」兩字來回客戶交期，代表「我們無法百分百保證7月8日一定出貨給您」，但「順利的話基本上7月8日是可以出貨給您的」。
7-4. 交期太長可先備庫存
與「交期」相關的還有「庫存」，「備庫存」這件事需要一些心思，如果是食品、化妝品，比較無法太早做好放在那當庫存，畢竟有「有效期限」。因此，在「備庫存」時，要先考量到產品、商品「是否有有效期限？是否可以久放？」，再來考量要不要備庫存。而會需要備庫存的商品，大多是因為交期長(=製作時間長)，所以需要先備貨，以備不時之需。而究竟是要每個月備一定數量的庫存，還是東西出貨、東西賣掉後，再補庫存(水位)，也是需要考量的，可以依據公司歷年來的作法，也可以分析一下報表(產品每個月的使用量)來推算。
職場小知識｜8.出貨方式
8-1. 隨貨附發票
「隨貨附發票」就是「貨中必須放入紙本發票」，現在大多是「電子發票」，就是會有電子檔，為了環保，有些客戶只需要你在出貨日當天MAIL電子檔給他即可，有些則會要求你印下來附在貨物中。這邊要注意的是，有些客戶很懶得整理自己的信箱，可能某天會打電話跟你說：「我找不到你上次MAIL給我的發票電子檔，你可以再MAIL一次給我嗎？」，當然可以。所以，當初財務開完發票，MAIL電子檔給我們時，就要分門別類整理好，出貨單電子檔配上對應的發票電子檔，這樣找起來會更快速、便利。
8-2. 驗收後開發票
這邊比較特別，像是科技業來說，有些產品、機台必須要收到貨後，實際操作、驗收，沒有問題的話，客戶就會通知你可以開發票了(=我們準備付錢給你們了)。這時，一開始出貨可能不會用出貨單，會用「暫時借出單」(先借給你們)，等到客戶說OK，再把借出單轉成開發票的單據，請公司財務開發票給客戶。當然，依據公司的操作模式不同，可能不是用借出單，可能是用別種方法。「暫時借出單」也可以用來避免跨月份使用，例如，我們公司的結帳日在20號，假設今天是6月21號，我要出貨，但是發票不可能開在6月(因為公司已經結帳了)，這時候就可以使用「暫時借出單」，等客戶收到貨說OK後，把借出單轉成可以開發票的單據，也就是發票可以開在6月以後的月份(如果是要開7月的發票，通常會等到7月1日再請財務開發票，避免混亂開成6月的)。
8-3. 出貨至國外
出貨至國外，跟等等下面9-3會提到的「報關文件」相關。業助的部分必須KEY國外訂單、國外出貨單等單據，然後要注意是要出到哪個國家，如果不熟悉，可以詢問公司的進出口人員。要注意的是，有時候會同時寄給同一位客戶「樣品」與「產品」，可以問問看客戶，樣品與產品要同一箱包裝寄送，還是必須分開？如果是分開，就是兩樣貨件，報關文件也需要做兩份(詳情可參考下方9-3)。
8-4. 出貨文件：發票電子檔、COA等(此為出貨後必要步驟，不分國內外客戶)
其實最好是出貨前幾天，MAIL告訴客戶「我們預計X月X日出貨XXX產品給您」，這樣客戶也能確認他們公司那天的倉庫是有收貨的，以免送貨司機撲空。出貨給客戶的當天，可能會隨貨附上紙本發票、紙本COA，以及送貨人員會請客戶在紙本出貨單上簽名(代表簽收、收到貨了)。但也有些客戶為了環保，會要求說只要MAIL出貨單電子檔、發票電子檔、COA電子檔給他們即可。這些單據都是為了確認「我們出給客戶的貨是對的」。就像有時候我們網購，打開包裹會發現裡面有一張出貨單，賣家就是依據那張紙本出貨單在準備商品的；當我們開箱後，也可以照著那張當初我們下單的出貨單來看東西有沒有少。
8-5. 紙本出貨單or紙本簽收單
補充8-4提到的「送貨人員會請客戶在紙本出貨單上簽名」，這點是必要！不論讓客戶簽的是出貨單還是簽收單，都只是為了證明「客戶收到我們的貨了」。試想，如果今天都沒有簽收證明，那客戶是不是可以說：「沒有啊，我都沒有收到」，請客戶簽收就是為了避免事後有類似糾紛。
職場小知識｜9.發票、Invoice、報關文件
9-1. 統一發票(Uniform Invoice)
「發票」這個詞有時候會被混用，台灣人說的「統一發票」(Uniform Invoice)，上方會有8碼的統編，達到政府規定的標準，台灣店家或台灣公司行號就會需要開發票。
9-2. 發票(Invoice)
而出口東西至其他國家時，需要付上的文件中，也包含了「發票」(Invoice，不同於統一發票)，通常由公司的進出口人員製作，上方會有公司名、貨品名、貨品數量、金額等，每家公司進出口的Invoice格式會有些不同，但項目都差不多，都是進、出口報關時會需要申報的項目。
9-3. 報關文件
上面提到的進、出口文件中，包含了提單(B/L)、Invoice、Packing List(裝箱單)、進/出口報單等文件。就像9-2說的，根據公司的不同，Invoice、Packing List的格式可能會稍稍不同，但項目都差不多。而根據進出的國家不同，可能也會有額外需要申報的文件或內容。【對進出口有興趣的人，可以參考市面上的書籍，有更詳盡的說明，或是此篇文章「TOEIC多益用書、英文商用國貿書籍等精選」，文內有相關書籍的推薦】
職場小知識｜10.應收、應付帳款
來到「應收帳款」、「應付帳款」時，也代表客戶下的那張單差不多要結案了，該付的錢、該收的錢要來結清了。這個部分大多由公司的財務處理，因為財務可以查詢、會收到公司入帳資訊(客戶付款資訊)。若發現應收帳款日已到，錢未入帳，財務可能就會詢問業務或業助，業務或業助就要去提醒客人，或是問客人為什麼沒匯錢(很多時候都是客戶漏掉、忘記了，問的時候請委婉XD，不要像討債的)。
10-1. 應收帳款
「應收帳款」可指「我們要向客戶收的錢」，根據客戶結帳日、付款方式(現金、支票、電匯)的不同，應收帳款日也會在不同天。例如：A客戶對我們公司的付款方式是電匯30天(T/T 30天)，A客戶公司的結帳日是每月25日，那麼，假設我們7月8日出貨給A客戶，A客戶應該要在8月25日(之前，含當天)將貨款匯款給我們。
10-2. 應付帳款
「應付帳款」可指「我們要付給廠商的錢」，根據我們對廠商的付款方式的不同，應付帳款日也會不同。另外，進出口部門，也會需要報「報關行報關費用」、「倉儲費」等應付帳款，要付給報關行、華儲等，這種就會卡對方的結帳日期，要在對方結帳前付款完成，若沒有趕在結帳前，就變成我們逾期付款(就變成對方會來問怎麼沒付錢XD)。
職場小知識｜11.整個流程跑一次
如果你的公司規模夠大，有自己的進出口部門，那上面1~10的流程，就會被拆開，你可能只會做前段的流程；而有些公司的助理會兼進出口的工作，一條龍把整個流程做完。主要還是看工作分配，沒有所謂好壞。但如果你有跑過完整的流程，就會對整個流程較為熟悉，也有一定的優勢在，像是：某天你換到了一家有獨立進出口部門的公司，你就知道進出口的人作業時需要哪些文件，在跟他們應對時會比較順利。
11-1. 統整：對國內客戶的流程
【業務報價】→【客戶下單】→【業助KEY國內訂單】→【生管回覆業助交期】→【業助將交期回給客戶】→【產品生產完成】→【產品入庫(我們公司的倉庫)】→【產品出貨(隨貨附發票or驗收後開發票)】→【應收帳款-待客戶付錢】。
11-2. 統整：對國外客戶的流程
【業務報價】→【客戶下單】→【業助KEY國外訂單】→【生管回覆業助交期】→【業助將交期回給客戶】→【產品生產完成】→【產品入庫(我們公司的倉庫)】→【產品出貨(包含庫房測量貨件材積＆重量、進出口準備報關文件等)】→【應收帳款-待客戶付錢】。
11-3. 統整：對廠商的流程
【我們詢價】→【廠商報價】→【我們下單】→【廠商回覆我們交期】→【廠商產品完成出貨】→【我們將產品入庫】→【應付帳款-付錢給廠商】。
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※ 圖源：『ちいかわ』アニメ公式X、めざましテレビチャンネル。
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文章最後更新日期：2024 年 9 月 8 日
